使わないともったいないと感じた便利な機能(使いこなせるとは言っていない)

こんにちは、はるうなぎです。

会社のとある仕事で、データファイルの作成があります。

年1~2回程度の頻度の業務で、

①項目ごとにデータを1件ずつ出力
②出力したExcelデータを集計・加工
③印刷用にページ設定の変更
④指定のフォルダに指定された名前で保存

という、書き出してみればとても単純な事務作業なのですが。

集計はピボットの挿入、加工はピボットのラベル名変更など、見やすい状態に整えます。

そして、ファイルごとにそれぞれ固定名で決められた場所に保存する。

全部で作成するデータファイルの数は20くらいあって、ですね。

これがまた、ちまちました作業で地味にめんどくさい。(発狂しそうになる)

昨年からこの仕事をわたしが引き継いで今回で2回目の作業ですが、

なんとかもう少し作業をスピードアップできないかとExcelとにらめっこ。

年1~2回程度とはいえ、他の仕事も抱えていて忙しい時期でもあるし、

(ポンコツ上司が次から次へと納期の長短ごちゃ混ぜで仕事を振ってきてイラッ☆とするし)

早急に終わらせるに越したことはない。

データ集計などの効率化の代表格と言えばマクロです。

とりあえず、急場ですがわたしの浅い知識でマクロを組んでみました。

マクロは複数の操作を自動化してくれるので、事務職では必須とも言っていい機能ですよね。

わたしが使えるのは「マクロの記録」⇒「マクロの表示」の簡易的操作だけですけど。

まあ、それだけでも全然便利だし効率化に役立ってくれます。

で、組んだマクロを試験的に動作させたら結果が思った通りにならず「???」状態で、

同じ部署のシステム担当に助けを求めたら…

どえらい高機能になって返ってきたんですけどー!!

わたしがマクロで自動処理させるよう記録したのは、ピボットを挿入して加工するところまでの工程。

システム担当者から戻ってきたわたしが組んだ拙いマクロのExcelファイルは、

ボタンひとつで、①〜④が瞬く間。

SUGEEEEEEE!!

システム担当の方、まじ感謝(合掌)

おかげさまで、2~3時間かけてやってた仕事が1分で完了します。(効率化パネェ)

わたしの会社の総務部はわりとアナログな作業が多いので、これを機にデジタル化に進めていけたらいいなぁ。

システム専門の社員がいるのでその人に全力で頼ってもいいのでしょうが、

身につけておいて損なことはない(むしろ得しかない)し、

わたしも時間を見つけて、できる範囲でマクロ機能やAccessなんかも使いこなせるように勉強したいなーと思いました。

VBAとか、プログラミングの知識はさっぱりなので、習得には時間かかるかもだけど。

便利な機能も使わなければ宝の持ち腐れ、もったいないですからね。

業務にかける時間を短縮できる技なら、磨いておくと結果的に自分がラクできるわけだし。

目指せ残業ゼロ!!

他にもテコ入れしたい事務作業があるので、少しずつマクロを使いこなせるようにしていきたい。

そんなことを感じた日でした。

(図書館にあるかどうか探す…なかったら買う…)